Cronograma de tarefas para organizar a rotina na secretaria da escola

• Janeiro:

- Período de inscrição para transferências de escolas: após organizar as séries/anos e período, damos atendimento aos pais que desejam transferir seus filhos para outra unidade escolar ou vice-versa.

- Cadastro dos alunos: cadastramos alunos novos, promovidos e retidos no sistema da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), cuja base de dados tem informações sobre todos os alunos dos municípios paulistas. Nós a verificamos todos os dias para atualizar informações, fazer transferências ou pedir liberação para novas matrículas.

- Formação de classe: elaboramos o documento, que contém o nome dos alunos, data de nascimento, registro de matrícula (RM), registro do aluno (RA), nome do professor, período e indicadores se o aluno foi promovido ou retido na série/ano.

- Históricos escolares: no final do mês começamos a fazer os históricos escolares dos alunos dos 5º anos que ingressaram no Fundamental 2.

• Fevereiro e março:

- Documentos do ano anterior: arquivamos os papéis enviados e ou recebidos na escola no ano letivo anterior.

- Arquivo morto: organizamos documentos que guardamos para futura consulta, como prontuário de alunos transferidos, cadernetas de chamadas, resoluções e até trechos destacados do Diário Oficial.

- Organização do Sistema de Gestão Integrada na Rede de Ensino (Gire): alimentamos essa base de dados municipal com informações administrativas da escola. O Gire é muito semelhante ao Sistema Prodesp, mas tem mais recursos, como emissão de boletim escolar, espaço para fotos de eventos da escola e registro de notas bimestrais dos alunos. Informar as notas é tarefa dos professores.

• Abril e maio:

- Censo Escolar: nesse período, cadastramos os professores em suas respectivas classes e período no sistema Prodesp e atualizamos os cadastros de alunos.

- Consolidado: finalizamos esse documento. Criado pelas escolas da rede municipal de ensino de Itapetininga, ele aponta as notas e faltas bimestrais dos alunos. Professores preenchem e os pais assinam – é uma maneira de acompanhar o desempenho dos estudantes.

• Setembro e outubro:

- Documentos para o próximo ano letivo: Solicitamos e preenchemos documentos como renovação de matrícula, inscrição de novos alunos, atualização de cadastro escolar e matrículas dos novos alunos.

• Dezembro:

- Encerramento do ano letivo vigente: cadastramos todos os alunos nos sistemas Prodesp e Gire, apontando os que foram promovidos ou retidos na série/ano. Por fim, conferimos e organizamos os consolidados preenchidos pelos professores.

Temos também as rotinas mensais. Preenchemos e enviamos a cada mês todos os documentos solicitados pela Secretaria de Educação:

• Dia 5: entregamos a solicitação de material escolar e de limpeza para o setor de almoxarifado.
• Dia 10: enviamos o atestado de frequência (AF) de todos os funcionários da escola.
• Final de cada mês: mandamos o mapa de merenda com os indicadores de estoque e consumo de alimentos.
• Bimestralmente: levantamos as faltas de alunos que possuem Bolsa Família para preencher devidamente o formulário emitido pelo setor responsável.